Verplichte gegevens op bedrijfsdocumenten

Verplichte identificatiegegevens op vennootschapsdocumenten

Er werden de afgelopen maanden een aantal wijzigingen doorgevoerd die betrekking hebben op de administratie van uw bedrijf. Gelet op het feit dat ik vaak merk dat bedrijven niet op de hoogte zijn van bepaalde wettelijke evoluties, ben ik zo vrij om u hieromtrent te berichten.

Voornamelijk wil ik uw aandacht vestigen op een aantal bepalingen zoals gestipuleerd in het Wetboek Vennootschappen dewelke - voor wat betreft Belgische vennootschappen opgericht voor 1/7/2003 - op 1 januari 2005 in werking treden. Deze bepalingen betreffen enkele specifieke vermeldingen op uw facturen en andere akten uitgaande van uw vennootschap (art 78 e.v. W.Venn.).

Het lijkt me aangewezen om tijdig te controleren in hoeverre uw facturen, akten, briefwisseling, etc. voldoen aan deze minimale wettelijke vermeldingen teneinde – indien nodig - de nodige wijzigingen alsnog door te voeren.

Ten minste de volgende zaken dienen vermeld te worden op alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders en andere stukken uitgaande van de N.V ., de B.V.B.A., de coöperatieve vennootschap, de commanditaire vennootschap op aandelen en het economisch samenwerkingsverband (ESV) :

1. De naam van de vennootschap,
2. De rechtsvorm, voluit of afgekort, alsook, al naargelang het geval , de woorden “burgerlijke vennootschap met handelsvorm besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid” leesbaar geschreven onmiddellijk voor of na de naam van de vennootschap. In geval van de coöperatieve vennootschap dient vermeld of zij met beperkte of onbeperkte aansprakelijkheid is; in geval dat er sprake is van een vennootschap met een sociaal oogmerk dient “met sociaal oogmerk”te worden vermeld.
3. De nauwkeurige aanduiding van de zetel van de vennootschap,
4. Het woord “rechtspersonenregister” of RPR : + het ondernemingsnummer hetgeen voor de meesten onder u (maar niet allemaal) gelijk zal zijn aan 0 + uw bestaande BTW-nummer.
5. De vermelding van de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen de vennootschap haar zetel heeft.
6. Indien een van de bovenvermelde stukken het kapitaal van de vennootschap vermeldt dan moet dit het gestorte kapitaal te zijn, zoals blijkt uit de laatste balans. ( in bepaalde gevallen moet men het nettoactief vermelden zoals dit blijkt uit de laatste balans ).

Daarnaast dient de domiciliering en het nummer van tenminste één bankrekening bij een in België gevestigde kredietinstelling te worden vermeld (art. 13 KBO-wet).

In geval uw documenten niet voldoen aan de wettelijke eisen, kan “hij die namens de vennootschap meewerkt aan een akte die niet voldoet aan de vermelde voorschriften, persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor de door de vennootschap aangegane verbintenissen”. Het verdient aldus de voorkeur de nodige maatregelen te treffen zodat u aan alle vereisten voldoet teneinde de persoonlijke aansprakelijkheid te ontlopen en ook om debiteuren de mogelijkheid te ontnemen om verweer te voeren op basis van onwettelijke vennootschapakten ( waaronder bijv. facturen ).

Verplichte vermeldingen op facturen

Facturen als zodanig dienen daarenboven te voldoen aan een aantal specifieke bepalingen zoals deze zijn gestipuleerd in o.a. het Wetboek BTW . Met name zijn vereist :

1. Uw persoonlijke gegevens (statutaire naam, adres (geen postbusadres), ondernemingsnummer, bankrekeningnummer, BTW BE-nummer, (evt. nummer geregistreerde aannemer), vanaf 1/1/2005 dus ook RPR + Ondernemingsnummer.
2. Naam, adres en BTW nummer van uw klant,
3. Datum en volgnummer van de factuur
4. Datum van de handeling; datum van belastbaar feit,
5. Omschrijving van de handeling (omstandige omschrijving van de levering van goed of dienst). Indien wordt verwezen naar een eerder opgemaakt bestek of prijsofferte dan maakt deze integraal deel uit van de factuur en dient derhalve tezamen bewaard te blijven.
6. Hoeveelheid en eenheidsprijs,
7. Maatstaf van BTW-heffing voor elk tarief
8. Het toegepast BTW-tarief
9. Het totaal van de BTW uitgedrukt in munteenheid,
10. In geval van vrijstelling van BTW: de vermelding van het artikel die de vrijstelling toestaat.

Zeker voor betalingen in internationaal (Europees) kader is het belangrijk  - en verplicht bij uitvoering van Verordening 2056/2001 - om uw IBAN -nummer en BIC -code te vermelden. 

Voor een volledige opsomming hiervan verwijs ik naar de respectievelijke wetboeken of uw boekhouder. 

Onze webstek is in dit eerste stadium minimalistisch qua inhoud en vorm. In de nabije toekomst wordt deze website gevoelig uitgebreid, wij hopen dat u kortelings ons nog eens een bezoekje brengt!

Wij bieden u alvast graag een paar artikels aan. Hopelijk vind u ze net als wij leerrijke lectuur.

1. Strategie

   Leid uw bedrijf alsof dat de enigste activa was van uw familie!
   
   

2. Fusies & Overnames

   Holdings populair middel voor overname bedrijven